5分鐘內報告完年度專案？前台積電主管：4步驟濃縮簡報內容

不知道大家在工作上有沒有遇過，當你的專案報告有40、50頁以上，但主管只給你5分鐘的狀況。請問這時該如何報告？

這幾年幫企業輔導持續改善的專案，每一個專案大概都要花半年時間來完成，整份簡報頁數非常多，內容也非常完整。如果高階主管有時間和耐心，看完每一份報告，當然沒有太大問題。報告者也不需要大幅刪減簡報，只要把整份報告的前後邏輯梳理一下。

但實際上往往不是這樣，有些公司總經理的時間十分有限，而且也沒有很有耐心，因此每組的整份報告，都要濃縮再濃縮，在短時間內把重點報告給總經理。

如此一來，專案負責人就會相當頭痛，一般來說，50頁解決方案的專案簡報，大致需要20分鐘的報告時間，怎麼可能在5分鐘內講解整份簡報呢？因此，許多人都問我，老闆只給5分鐘報告專案成果，但每一頁都很重要，該如何濃縮重點呢？

50頁簡報濃縮5分鐘內容，千萬不能使用刪除法

好幾年前，我幫一家科技大廠的主管做培訓，培訓完之後，我們還執行輔導案。當時5組的簡報都超過30頁，由於總經理時間有限，最後總經理只給每一組5分鐘的簡報時間。

結果有4組的簡報版本，被總經理罵得很慘。如果是主角是你，你會如何在5分鐘內簡報專案成果，最後讓總經理滿意呢？

這4組被罵的主要原因是，簡報呈現沒有經過整合，每一頁的前後邏輯都對不起來。原來他們使用了刪除法，假設一份簡報有30頁，他們刪除26頁，拿其中4頁內容向總經理報告。大家知道用這種技巧會發生什麼大災難嗎？

問題可大了，這30頁的簡報，每一頁都其邏輯，因此看完整份簡報會讓你非常清楚專案的脈絡與邏輯，但若採用刪除法刪到剩下4頁，就會發現前後邏輯根本串不起來，總經理一問就倒。當天會議的氣氛非常凝重，後來還為這群主管加開一堂簡報課。

5分鐘簡報先講結論，搞清楚主管想聽什麼

例如，解析問題的根本原因通常會有大篇幅簡報呈現，包含：如何找到根本原因、根本原因如何驗證、驗證過程的實驗，提供強而有力的佐證資料。

但因為簡報時間有限，這時你只要告訴主管結論——問題的根本原因有哪些。如果主管想了解為什麼，你再提供附件佐證資料即可。

所有的簡報還是要回到本質，到底這份簡報要報給誰聽，他想看到什麼內容？他的期待是什麼？他給你多少時間的限制？另外與會主管對你的報告又有哪些期待跟想法？這些都是你做簡報前需要釐清的事情。沿著設定好的框架，你再修改簡報內容，順利完成這次簡報，這樣子才不會只站在自己的角度，想報告什麼就報什麼，重點是你的報告對象想聽什麼。

由於解決方案的簡報，重視系統性邏輯，所以大致都有4個步驟：

1.發生什麼問題
2.根本原因是什麼
3.對策思考與效果
4.未來如何避免問題再度發生

根據以上的步驟，只要呈現你分析的結論，原則上5分鐘簡報以2~5頁為主，至於解決問題的佐證資料，都當作簡報的附件。由於總經理的時間都很寶貴，一旦你完成濃縮版簡報，記得站在高階主管的角度自問自答，設想可能的提問內容，也請教你的主管給點建議。透過事前不斷模擬，才能讓你這份簡報更加的完整。

準備完5分鐘的簡報之後，接下來要學會如何表達，自己做的報告內容自己最清楚，當你在報告時要有自信心，我相信只要充分準備，透過不斷練習，自信心可以慢慢養成。

這裡要特別提醒，如果你要將解決方案的簡報濃縮成5分鐘版本，最重要的前提是完整版簡報要先完成，而且簡報的邏輯、佐證資料與圖表是完整且正確的，這樣再濃縮成5分鐘版本才有意義。如果邏輯不對、全部都文字呈現、要資料沒資料，就算你再怎麼濃縮，屆時呈現時百分之百出問題。

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤